Cara Membangun Database CRM untuk Melayani Pelanggan Anda dengan Lebih Baik

Aturan bisnis yang pertama adalah mengenal pelanggan Anda. Anda harus mengandalkan data preferensi pelanggan yang solid untuk mengembangkan bisnis Anda dan meningkatkan profitabilitas. Menebak bukanlah strategi jangka panjang yang dapat diandalkan untuk penjualan dan pemasaran—hal ini tidak akan mendorong retensi.

Jadi tanyakan pada diri Anda: Seberapa efektif Anda menerapkan manajemen hubungan pelanggan (CRM)?

Meskipun bisnis Anda mungkin berhasil tanpa solusi CRM khusus yang solid, pesaing Anda yang memanfaatkan sistem CRM yang efektif pada akhirnya akan mengungguli Anda.

Tanpa database CRM yang efektif, Anda dapat menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengerjakan tugas admin, kehilangan data kinerja penting, dan kesulitan melacak ROI. 

Kami akan menunjukkan cara membangun database CRM sehingga Anda dapat melacak minat pelanggan dan melayani mereka dengan lebih baik. 

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya!

Apa itu Basis Data CRM?

Basis data CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan) adalah tempat bisnis menyimpan dan mengelola informasi tentang pelanggan dan prospek mereka. 

Basis data CRM menyimpan berbagai macam data pelanggan dan prospek, termasuk:

• Informasi kontak pelanggan, seperti nama, alamat email, nomor telepon, dan alamat

• Riwayat pembelian

• Riwayat interaksi, termasuk catatan dari panggilan, email, dan rapat

• Minat dan preferensi

• Tiket dukungan dan interaksi layanan lainnya

Basis data CRM adalah komponen penting dari sistem CRM. Sistem CRM menggunakan data dalam database CRM untuk mengotomatiskan tugas bisnis, seperti mengirim email pemasaran, melacak prospek penjualan, dan menyediakan layanan pelanggan.

Peran Database CRM dalam Mengelola Hubungan Pelanggan

Basis data CRM adalah pusat profil pelanggan, informasi, dan pusat interaksi Anda. Ini memungkinkan Anda untuk:

Meningkatkan layanan pelanggan

Dengan database CRM, semua data pelanggan Anda terpusat dan mudah diakses di satu lokasi; perwakilan layanan Anda dapat dengan cepat menemukan detail relevan tentang interaksi sebelumnya, riwayat pembelian, dan preferensi. 

Mereka menggunakan data ini untuk mempersonalisasi interaksi, mengatasi masalah secara efisien, dan pada akhirnya memberikan pengalaman pelanggan yang lebih lancar.

Tingkatkan penjualan dan manajemen prospek

Basis data CRM membantu melacak prospek Anda di seluruh saluran penjualan, memungkinkan tim penjualan mengidentifikasi dan memprioritaskan prospek berpotensi besar. 

Dengan menggunakan informasi dalam CRM, perwakilan penjualan Anda dapat memantau keterlibatan, menganalisis sinyal pembelian, dan menyesuaikan pendekatan mereka, sehingga meningkatkan peluang konversi.

Manajemen jalur penjualan 

Dengan memvisualisasikan jalur penjualan dalam CRM, Anda dan tim penjualan Anda dapat memperoleh wawasan tentang kemajuan transaksi, mengidentifikasi hambatan, dan mengoptimalkan proses penjualan untuk meningkatkan efisiensi dan penyelesaian transaksi lebih cepat.

Memperkuat keterlibatan dan loyalitas pelanggan

Sistem CRM dapat memicu pengingat otomatis untuk ulang tahun, hari jadi, atau pembaruan layanan. Pendekatan ini memperkuat hubungan dan loyalitas pelanggan tanpa membebani tim Anda dengan tugas tambahan.

Akses ke data pelanggan Anda juga membantu Anda mempersonalisasi kampanye pemasaran, email, dan komunikasi. Anda dapat menyesuaikan konten dan penawaran berdasarkan preferensi individu dan riwayat pembelian, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan.

Dapatkan wawasan pelanggan yang berharga

Perangkat lunak CRM memberikan wawasan berharga tentang perilaku, preferensi, dan pola pembelian pelanggan. Ini membantu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi tentang pengembangan produk, strategi pemasaran, dan peningkatan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Meningkatkan kolaborasi dan kerja sama tim

Menggunakan database CRM bersama membantu berbagai departemen di perusahaan memiliki pandangan bersama tentang semua interaksi pelanggan. 

CRM yang kolaboratif memungkinkan tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan Anda bekerja sama dengan lancar dan sepenuhnya memahami kebutuhan dan riwayat pelanggan, sehingga menghasilkan pendekatan yang lebih terpadu dan berpusat pada pelanggan.

Bagaimana Database CRM Membantu Mengatur Data Pelanggan

Basis data CRM mengatasi tantangan penyebaran data pelanggan: penyebaran informasi di berbagai sumber, seperti email, spreadsheet, dan kotak masuk masing-masing anggota tim. 

Berikut cara database CRM membantu mengatur data pelanggan dan menghindari kebingungan, inefisiensi, dan hilangnya peluang:

1. Penyimpanan terpusat

Ini bertindak sebagai satu sumber kebenaran, menggabungkan semua informasi pelanggan ke dalam satu platform terpadu. Anda tidak lagi harus mencari di banyak tempat untuk mengetahui detail yang tersebar; semua orang dapat mengakses informasi terkini dalam satu tempat.

2. Entri data terstruktur

Basis data memastikan data konsisten dan mudah ditemukan dengan menerapkan struktur tertentu. 

Anda dapat dengan cepat menemukan apa yang Anda perlukan dengan memfilter dan mencari informasi spesifik seperti detail kontak, riwayat pembelian, atau riwayat komunikasi.

3. Pengambilan data otomatis

Banyak perangkat lunak CRM terintegrasi dengan sistem lain, seperti platform email atau formulir situs web, untuk secara otomatis menangkap interaksi pelanggan dan mengisi database, mengurangi entri data manual dan meminimalkan kesalahan.

4. Segmentasi dan pengelompokan data

Kategorikan pelanggan Anda berdasarkan demografi, riwayat pembelian, atau tingkat keterlibatan untuk:

• Personalisasikan komunikasi: Targetkan segmen pelanggan tertentu dengan penawaran yang relevan

• Fokuskan upaya penjualan : Prioritaskan prospek bernilai tinggi dan sesuaikan strategi penjualan berdasarkan segmen pelanggan

• Memberikan dukungan yang ditargetkan : Menawarkan opsi dukungan spesifik berdasarkan kebutuhan pelanggan dan interaksi sebelumnya

Memahami Elemen Basis Data CRM

Dalam CRM, Anda akan menemukan fitur-fitur penting yang membantu Anda menangani hubungan pelanggan secara efisien, meningkatkan komunikasi, memantau peluang penjualan, dan menggunakan data untuk mendorong keputusan. 

Berikut adalah elemen inti database CRM yang membantu Anda meningkatkan pengalaman pelanggan dan mendorong pertumbuhan bisnis:

Elemen inti dari database CRM

• Manajemen kontak: Menyimpan informasi rinci tentang individu dan organisasi, termasuk nama, rincian kontak, alamat, dan demografi

• Riwayat interaksi: Periksa semua interaksi pelanggan, seperti email, panggilan telepon, rapat, catatan, dan tiket dukungan, dengan memberikan catatan kronologis lengkap

• Manajemen jalur penjualan: Melacak prospek dan peluang melalui berbagai tahapan proses penjualan, memungkinkan visualisasi, perkiraan, dan pengoptimalan

• Otomatisasi pemasaran: Otomatiskan tugas pemasaran Anda seperti kampanye email, pemeliharaan prospek, dan pemasaran media sosial, sehingga meningkatkan efisiensi dan jangkauan

• Pelaporan dan analitik: Akses wawasan berharga ke dalam data pelanggan melalui laporan dan dasbor untuk mengumpulkan analisis tren, perilaku pelanggan, dan kinerja kampanye

• Dukungan pelanggan: Gunakan data terbaru dalam database CRM untuk menambahkan konteks pada tiket dukungan dan membantu tim layanan mempersonalisasi percakapan dukungan

Penggunaan database CRM yang berbeda

Karena kita sudah mengeksplorasi elemen-elemennya, bagaimana kalau kita membahas tujuan database? Periksa mereka:

• Layanan pelanggan: Akses riwayat pelanggan, berikan dukungan yang dipersonalisasi, dan selesaikan masalah secara efisien untuk meningkatkan kepuasan pelanggan

• Komunikasi yang disederhanakan : Tingkatkan kerja tim melalui pandangan kesepakatan bersama, pelacakan kemajuan, dan diskusi internal

• Pengoptimalan pendapatan : Visualisasikan kemajuan transaksi Anda dan identifikasi hambatannya. Dapatkan wawasan yang jelas tentang kesehatan saluran penjualan Anda, kinerja tim, dan titik kontak pelanggan

• Wawasan pelanggan: Analisis data pelanggan untuk memahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku pembelian mereka, menginformasikan pengembangan produk, strategi pemasaran, dan peningkatan pengalaman pelanggan secara keseluruhan

• Kolaborasi dan kerja tim: Berbagi informasi pelanggan antar departemen untuk memfasilitasi kolaborasi yang lancar dan pengalaman pelanggan terpadu

Jenis database CRM

Basis data CRM terdiri dari dua jenis utama: on-premise dan berbasis cloud. 

CRM On-Premise

CRM on-premise diinstal dan disimpan secara lokal di server perusahaan. Meskipun memberikan kontrol dan penyesuaian yang lebih besar, hal ini juga memerlukan infrastruktur TI yang signifikan dan pemeliharaan berkelanjutan. 

Jika Anda memiliki kebutuhan penyimpanan data tertentu atau memerlukan penyesuaian ekstensif, database lokal memberi Anda kontrol lebih besar terhadap infrastruktur. Ini memberikan waktu pemrosesan yang lebih cepat untuk tugas-tugas yang sangat bergantung pada database, terutama jika Anda memiliki jaringan lokal yang andal.

CRM berbasis cloud

CRM berbasis cloud dihosting oleh vendor pihak ketiga dan diakses secara online. Teknologi ini menawarkan skalabilitas, kemudahan penggunaan, dan biaya awal yang lebih rendah, namun berpotensi mengurangi kontrol terhadap keamanan data. 

Anda dapat mengakses CRM berbasis cloud dari mana saja dengan koneksi internet, yang sangat berguna ketika pekerjaan Anda dilakukan dari jarak jauh, atau tim Anda tersebar secara geografis. 

Selain itu, sebagian besar penyedia cloud biasanya menawarkan solusi pemulihan bencana yang tangguh, yang dapat membantu Anda memulihkan data dengan cepat jika terjadi pemadaman atau kegagalan perangkat keras.

Cara Membangun Database CRM: Proses Langkah-demi-Langkah

Berikut adalah proses langkah demi langkah untuk membuat CRM dan database khusus. Kami akan menunjukkan cara melakukan ini menggunakan ClickUp untuk mengelola perwakilan penjualan, pelanggan, dan lainnya:

1. Tentukan kebutuhan Anda

Luangkan waktu untuk memahami kebutuhan spesifik Anda. 

Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memulai dengan melibatkan pemangku kepentingan utama di seluruh organisasi Anda, terutama dari penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan. Lakukan brainstorming dan diskusikan persyaratan semua tim bersama-sama. 

Bekerjalah dengan tim Anda untuk menentukan tujuan pengembangan CRM Anda secara keseluruhan. Apakah Anda bertujuan untuk meningkatkan manajemen jalur penjualan, meningkatkan kepuasan pelanggan, atau mendapatkan wawasan lebih dalam dari data klien?

Petakan tahapan perjalanan pelanggan Anda, mulai dari kesadaran awal hingga interaksi pembelian dan pasca-penjualan. Identifikasi titik data yang harus Anda tangkap di setiap tahap untuk mengelola interaksi ini secara efektif.

• Informasi apa yang perlu Anda lacak tentang pelanggan Anda? 

• Fungsi apa yang penting untuk proses penjualan dan pemasaran Anda? 

• Berapa banyak pengguna yang memerlukan akses ke CRM? 

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan memandu pendekatan Anda. 

2. Siapkan ClickUp

ClickUp adalah Central hub untuk semua data CRM Anda. Mulailah dalam hitungan detik dengan Template CRM ClickUp kami yang siap digunakan dan dapat disesuaikan sepenuhnya. Template CRM ClickUp yang sudah dibuat sebelumnya menawarkan one-stop shop untuk mengelola jalur penjualan Anda. Sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

Manfaat utama dari templat ini:

• Pre-built workflows: Kelola prospek, transaksi, dan interaksi pelanggan dengan mudah menggunakan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya

• Flexible customization: Sesuaikan bidang, pipeline, dan otomatisasi agar sesuai dengan proses penjualan unik Anda

• Actionable views: Buat filter data khusus untuk melihat transaksi yang ditutup bulan ini, prospek yang memerlukan perhatian, atau titik data lain yang Anda perlukan

• Seamless collaboration: Kembangkan kerja tim dengan tugas bersama, diskusi, dan centralized hub untuk semua riwayat komunikasi pelanggan

Buat daftar terpisah untuk entitas seperti Kontak, Prospek, Peluang, dan Transaksi. Tambahkan bidang khusus untuk menangkap informasi yang relevan untuk setiap jenis entitas dalam setiap daftar. Gunakan jenis bidang seperti teks, tanggal, tarik-turun, dan angka untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

3. Buat alur kerja khusus untuk proses CRM Anda

Hubungkan titik data terkait di seluruh daftar. Misalnya, sambungkan Kontak ke Peluang untuk menautkannya ke penawaran. Tentukan status khusus untuk setiap daftar yang mewakili berbagai tahapan alur kerja Anda (misalnya, Lead – New, Opportunity – In Negotiation, Deal – Closed).

Buat tampilan berbeda untuk setiap daftar untuk memfilter dan menampilkan data yang relevan berdasarkan kebutuhan Anda (misalnya, Active Leads, Deals Closing This Month.) Ini memungkinkan Anda untuk fokus pada data spesifik berdasarkan kebutuhan Anda. 

Lihatlah contoh berikut yang juga dapat Anda terapkan dengan Tampilan ClickUp:

1. Tampilan prospek aktif:

• Tujuan: Mengidentifikasi prospek yang belum bertobat dan memerlukan pemeliharaan lebih lanjut

• Data yang ditampilkan: Nama Prospek, Info Kontak, Tanggal Aktivitas Terakhir, Skor Prospek (jika ada)

• Opsi pemfilteran:

  • Tampilkan prospek berdasarkan sumber (misalnya, formulir situs web, rujukan)

  • Filter berdasarkan status aktivitas (misalnya, tidak ada aktivitas dalam seminggu terakhir, membuka email terakhir)

  • Rentang skor prospek (jika ada)

• Use Case: Perwakilan penjualan dapat memprioritaskan penjangkauan ke prospek berpotensi besar dengan pandangan ini

2. Penawaran yang closing di bulan ini View:

• Tujuan: Melacak kesepakatan yang hampir selesai untuk memastikan penutupan tepat waktu

• Data yang ditampilkan: Nama Transaksi, Nama Kontak, Perkiraan Tanggal Penutupan, Nilai Transaksi, Tahap Saat Ini dalam Saluran Penjualan

• Opsi pemfilteran:

  • Filter berdasarkan tenaga penjualan yang ditugaskan

  • Lihat penawaran berdasarkan perkiraan rentang tanggal penutupan (misalnya, dalam minggu depan, dua minggu ke depan)

  • Filter berdasarkan rentang nilai kesepakatan

• Use Case: Manajer penjualan dapat memantau kemajuan dan mengidentifikasi potensi hambatan untuk penutupan transaksi bulan ini

3. Customer service issues View

• Tujuan: Melihat dan mengatasi masalah layanan pelanggan yang luar biasa dengan cepat

• Data yang ditampilkan: Nama Pelanggan, Deskripsi Masalah, Tingkat Prioritas, Tanggal Pengiriman, Agen yang Ditugaskan (jika ada)

• Opsi pemfilteran:

  • Filter berdasarkan kategori masalah (misalnya penagihan, masalah teknis)

  • Lihat berdasarkan tingkat prioritas (tinggi, sedang, rendah)

  • Filter berdasarkan agen yang ditetapkan atau masalah yang belum ditetapkan

• Use case: Perwakilan layanan pelanggan dapat memprioritaskan masalah mendesak dan melacak kemajuan penyelesaiannya

Siapkan tugas otomatis untuk menyederhanakan alur kerja, seperti mengirim email tindak lanjut setelah pembuatan prospek atau menetapkan tugas berdasarkan perubahan status.

4. Isi CRM Anda

Jika Anda sudah memiliki data pelanggan, impor ke ClickUp menggunakan file CSV atau integrasi dengan platform lain. Misalnya, jika Anda mengimpor file CSV, lakukan dengan cara ini:

Mungkin data pelanggan Anda disimpan dalam spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets; mengekspor data pelanggan ke file CSV (nilai yang dipisahkan koma). Pastikan setiap tajuk kolom dalam file CSV cocok dengan bidang daftar ClickUp (misalnya, Nama, Email, Perusahaan )

Di ClickUp, navigasikan ke Ruang Kerja dan Daftar tempat Anda ingin mengimpor data. Klik "Impor" dan pilih File CSV. Pilih file CSV yang berisi data pelanggan Anda dan ikuti petunjuk di layar untuk memetakan titik data ke bidang ClickUp yang sesuai.

Tambahkan kontak, prospek, dan peluang baru saat Anda berinteraksi dengan mereka di berbagai titik kontak. Hal ini juga dapat diotomatisasi dengan menggunakan formulir yang disesuaikan, misalnya, di situs web Anda, untuk pengumpulan data terstruktur. 

5. Gunakan ClickUp untuk penjualan dan pemasaran

Buat tugas dalam daftar seperti Marketing campaign, tetapkan tugas tersebut ke anggota tim, dan lacak kemajuannya. software Manajemen Proyek Penjualan ClickUp siap membantu Anda.

Jika anda tertarik untuk level up sales dan marketing anda dengan ClickUp, silahkan hubungi kami. sebagai Partner resmi ClickUp Indonesia, kami sudah berpengalaman dalam Lisensi dan Implementasi ClickUp di Indonesia. Tingkatkan penjualan dan marketing anda hari ini dengan ClickUp!