Cara Membuat Rencana proyek Agile : Pendekatan Step-by-Step

Setelah berjam-jam pengembangan, Anda akhirnya mengirimkan produk ke klien Anda. Anda yakin semua kerja keras akan membuahkan hasil, dan klien akan senang.

Tapi ada alur cerita yang berubah! Klien kembali dengan banyak umpan balik kritis. Produk tidak mencapai nada yang tepat. Dan sekarang, Anda harus memulai dari awal. 

Kedengarannya seperti mimpi buruk bagi manajer proyek dan tim pengembangan, bukan? 

Salah satu cara untuk menghindari kecelakaan seperti ini adalah dengan merencanakan proyek secara agile.

Berbeda dengan metode perencanaan proyek tradisional (Metode Waterfall, misalnya) yang menekankan pada perencanaan dan jadwal yang ketat, perencanaan proyek agile mengutamakan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi. 

Meskipun metode yang pertama lebih cocok untuk proyek-proyek jangka panjang yang tidak terlalu rumit dan memerlukan struktur yang ketat, perencanaan yang agile paling cocok untuk proyek-proyek pembangunan jangka pendek dan kompleks yang sering memerlukan masukan dari pemangku kepentingan. 

Dalam artikel ini, kami akan membahas pentingnya perencanaan proyek agile untuk membantu Anda memaksimalkannya.

Manfaat Perencanaan Proyek Agile 

Dengan kebutuhan pengguna yang terus berubah dan proyek pengembangan menjadi lebih kompleks, beralih ke agile dapat membuat siklus pengembangan Anda lebih efisien. Berikut adalah beberapa manfaat perencanaan proyek agile: 

• Peningkatan kegunaan: Memasukkan umpan balik dari pengguna dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan perangkat lunak memenuhi kebutuhan mereka

• Pengiriman tambahan: Proyek agile dipecah menjadi peningkatan yang lebih kecil dan dapat dikelola, memprioritaskan pengiriman fitur paling berharga di awal siklus hidup proyek untuk putaran umpan balik yang lebih cepat  

• Perbaikan berkelanjutan: Tim tangkas secara rutin merefleksikan proses mereka dan mencari peluang untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan efektivitas seiring berjalannya waktu 

• Kemampuan beradaptasi: Agile menawarkan banyak ruang untuk fleksibilitas. Hal ini mendorong adaptasi rencana proyek berdasarkan perubahan kebutuhan, prioritas, dan kondisi pasar 

Metodologi Perencanaan Agile 

Mari kita bahas tiga metodologi perencanaan tangkas yang paling populer dalam manajemen proyek.

Scrum

Scrum adalah kerangka pengembangan software agile yang dirancang untuk memberikan nilai secara berulang dan bertahap.  

Bagian dari agile ini menekankan penerapan strategi pengembangan produk yang fleksibel dan holistik di mana tim pengembang bekerja sebagai satu unit untuk mencapai tujuan bersama.

Elemen kunci dari manajemen proyek Scrum meliputi:

• Sprints : Siklus kerja yang singkat dan terbatas waktu di mana tim berfokus pada penyelesaian serangkaian kiriman dari product backlog. Siklus ini biasanya berlangsung selama 1-4 minggu dan membuat proyek tetap fokus dan mudah beradaptasi

• Daily stand-up meetings : Juga dikenal sebagai scrum harian, ini adalah rapat singkat (biasanya 15-20 menit) yang diadakan setiap hari selama sprint. Tim menggunakan waktu ini untuk mendiskusikan kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan memastikan semua orang selaras.

• Product backlog : Ini adalah daftar fitur, persyaratan, dan perbaikan yang diprioritaskan untuk keseluruhan proyek. Ini adalah dokumen hidup yang berkembang sepanjang proyek seiring dengan munculnya informasi baru

• Sprint backlog : Bagian dari product backlog, yang mencakup daftar spesifik item yang akan dikerjakan tim pengembangan selama sprint tertentu. Daftar ini dibuat selama perencanaan sprint dan mencerminkan apa yang diyakini tim dapat mereka capai dalam jangka waktu tersebut

• Sprint review meetings : Diadakan di akhir setiap sprint, Sprint review meetings adalah kesempatan bagi tim untuk menunjukkan apa yang telah mereka selesaikan dan mengumpulkan feedback dari stakeholder

• Retrospektif sprint : Pertemuan lain yang diadakan di akhir sprint, retrospektif adalah kesempatan bagi tim untuk merefleksikan apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak, dan bagaimana mereka dapat meningkatkan proses mereka untuk sprint berikutnya

Kanban

Ini adalah kerangka visual yang digunakan dalam perencanaan agile dan pengembangan software. Kanban berfokus pada delivery berkelanjutan dan mendorong tim untuk membatasi work in progress (WIP) untuk mengurangi waste dan mengoptimalkan flow.

Kanban board membantu memvisualisasikan alur kerja, dengan kolom yang mewakili berbagai tahapan proses. Misalnya, Kanban board tiga kolom yang sederhana mengkategorikan tugas-tugas dalam sebuah proyek menjadi 'To-do', 'In Progress', dan 'Done'. 

Papan Kanban juga menawarkan fleksibilitas dalam mengelola tugas dan memberikan visibilitas status item tindakan.

Lean manufacturing

Lean software development (LSD) adalah metodologi agile yang terinspirasi oleh prinsip-prinsip lean manufacturing. 

Juga dikenal sebagai pendekatan minimum viable product (MVP) , LSD berfokus pada optimalisasi produksi dan minimalisasi waste. 

Ini mengurangi langkah-langkah yang tidak diperlukan dalam proses pengembangan, memprioritaskan fokus pada fitur-fitur penting, dan mendorong kolaborasi tim. 

Menggunakan metode ini dalam proses perencanaan agile membantu memangkas biaya dan memungkinkan respons cepat terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan tren pasar.

Key Principles of Agile Planning

Berikut empat prinsip utama yang menentukan arah proyek dalam perencanaan tangkas: 

1. Perencanaan berulang dan bertahap

Dalam perencanaan tangkas, sebuah proyek dipecah menjadi iterasi atau peningkatan kecil yang dapat dikelola. 

Daripada merencanakan keseluruhan proyek di awal, tim fokus pada persiapan untuk iterasi berikutnya berdasarkan masukan dan wawasan yang diperoleh dari iterasi sebelumnya.

2. Perencanaan agile berdasarkan User Stories

User Stories adalah deskripsi singkat dan sederhana tentang fitur atau fungsi dari sudut pandang end user.

Perencanaan agile berkisar pada pembuatan dan prioritas cerita pengguna berdasarkan nilai mereka bagi pelanggan. user stories ini berfungsi sebagai landasan perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan selama iterasi, memastikan produk akhir memenuhi harapan dan preferensi pelanggan.

3. Pembagian rencana proyek tangkas menjadi rilis dan sprint

Proyek agile umumnya disusun menjadi rilis dan sprint.

Rilis mewakili pencapaian atau hasil yang lebih besar yang berisi kumpulan fitur atau fungsi. Di sisi lain, Sprint adalah iterasi yang singkat dan dibatasi waktu (biasanya satu hingga empat minggu) di mana tim mengerjakan subkumpulan cerita atau tugas pengguna. 

Divisi ini memungkinkan tim untuk memberikan nilai secara bertahap, masing-masing berkontribusi terhadap tujuan proyek secara keseluruhan.

4. Peran agile dalam manajemen strategis

Apa itu manajemen strategis? Ini adalah proses mengelola sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan dan sasarannya. 

Prinsip dan praktik tangkas memungkinkan bisnis merespons perubahan pasar dengan cepat, berinovasi, memasukkan umpan balik pelanggan, mengurangi waktu pemasaran (time to market/TTM), dan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek, sehingga menghasilkan manajemen strategis yang lebih efektif. 

Cara Membuat Rencana Proyek Agile

Perencanaan yang agile adalah tentang fleksibilitas. Anda dapat menyesuaikan proses agar sesuai dengan kebutuhan unik proyek Anda, namun memastikan tim tetap selaras dengan tujuan utama.

Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuat rencana agile yang mendorong proyek Anda menuju kesuksesan: 

1. Uraikan visi proyek

Mulai rencana proyek tangkas Anda dengan membuat cerita pengguna dalam format yang kami soroti di atas, yaitu,

“Sebagai [persona], saya [ingin], [agar].”

Misalnya, jika tim Anda sedang membangun situs web e-commerce, Anda dapat memiliki kisah pengguna seperti ini: 

“Sebagai pembelanja, saya ingin dapat menambahkan item ke keranjang belanja saya sehingga saya dapat meninjau dan membelinya nanti.”

Setelah cerita pengguna Anda siap, saatnya untuk: 

• Tentukan tujuan  proyek

• Tetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk mengukur kemajuan

• Rancang strategi untuk memenuhi kisah pengguna 

• Identifikasi produk atau solusi utama dalam product backlog

2. Buat roadmap produk

Langkah selanjutnya adalah membuat peta jalan produk.

Secara agile, roadmap produk mengacu pada rencana tindakan yang membantu Anda mencapai visi Anda. Ini menguraikan bagaimana produk atau solusi akan berkembang sepanjang proyek, beserta fitur utamanya.

roadmap ini menawarkan gambaran umum proyek secara menyeluruh, menjaga anggota tim tetap selaras dan membimbing mereka ke arah yang benar.

3. Rencanakan rilis 

Sekarang setelah Anda memiliki strategi dan peta jalan tentatif untuk mencapai tujuan Anda, langkah berikutnya adalah merencanakan rilis bertahap. 

Dalam perencanaan proyek tangkas, rilis mengacu pada pengiriman produk setelah beberapa kali pengulangan. 

Selama tahap ini, tim agile harus mengidentifikasi cakupan dan persyaratan rilis serta memperkirakan waktu yang dibutuhkan. Bersikaplah fleksibel dalam tenggat waktu—tetapkan target untuk menyelesaikan rilis pada kuartal tertentu agar dapat melanjutkan dengan mempertimbangkan jadwal kasarnya. 

4. Rencanakan iterasi 

Selama langkah ini, tim tangkas harus merencanakan hasil untuk setiap rilis.

Bagi hasil menjadi tugas-tugas kecil yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan cerita pengguna. Tugas-tugas ini akan membantu tim mengerjakan fitur-fitur baru dan memperbarui fitur-fitur lama berdasarkan kebutuhan pengguna akhir yang terus berkembang. 

Dalam Agile Scrum , langkah ini dikenal sebagai perencanaan sprint . Anda membuat sprint backlog dengan memilih item tertentu dari product backlog. 

Selama minggu pertama hingga keempat sprint, tim Scrum mengerjakan item tindakan dari sprint backlog. Setelah sprint dimulai, Anda tidak dapat menambah atau menghapus tugas dari sprint backlog. 

5. Atur check-in rutin 

Atur standup harian atau scrum harian dengan tim tangkas Anda untuk memfasilitasi kolaborasi dan peningkatan berkelanjutan. 

Adakan tinjauan sprint di akhir setiap sprint untuk menunjukkan pekerjaan yang telah diselesaikan tim sejauh ini dan meminta umpan balik dari para pemangku kepentingan. 

Retrospektif sprint adalah upacara tangkas penting lainnya. Gunakan data ini untuk menganalisis hal-hal yang berhasil dengan baik selama sprint, area mana yang memerlukan pengembangan, dan bagaimana tim dapat meningkatkan kinerjanya pada sprint mendatang. 

6. Gabungkan langkah-langkah tersebut dengan perangkat lunak manajemen proyek 

Mengelola semua langkah ini menjadi lancar dengan alat Manajemen Proyek Agile ClickUp .

Mulai dari membuat peta jalan produk, merencanakan sprint, dan melacak kemajuan hingga mempertahankan kolaborasi, platform ini menjaga semua bagian yang bergerak dalam satu atap dan meningkatkan efisiensi proses pengembangan.

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat memanfaatkan platform ini semaksimal mungkin untuk merencanakan proyek tangkas Anda: 

• Percepat proses pengembangan dengan ClickUp Brain . Gunakan AI untuk menghasilkan peta jalan produk, rencana pengujian, spesifikasi teknis, dan banyak lagi dalam sekejap

• Tetapkan sasaran proyek dan indikator kinerja utama (KPI) dengan fitur Sasaran ClickUp dan dapatkan laporan otomatis tentang kemajuan proyek 

• Terus infokan stakeholder dengan ClickUp Chat View ,assign task, dan berkolaborasi dengan menandai anggota tim di komentar

• Tetap ikuti perencanaan kapasitas yang agile dengan fitur tampilan workload ClickUp . Nilai kapasitas workload tim Anda dan perkiraan waktu serta rencanakan sprint yang sesuai 

• Periksa seberapa jauh kemajuan Anda dalam proyek ini dan berapa banyak pekerjaan yang tersisa dengan grafik Burnup dan Burndown 

• Pantau sprint berdasarkan status tugas, gunakan kode warna untuk mendapatkan gambaran singkat kemajuannya, dan identifikasi hambatan sebelum menjadi ancaman dengan diagram Alur Kumulatif 

Visualisasikan alur kerja yang agile dan sprint sesuai keinginan Anda. Urutkan dengan mudah berdasarkan status, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan lainnya dengan Board View

Baik Anda mengikuti Scrum, Kanban, Lean Software Development, atau metodologi tangkas lainnya, platform Manajemen Proyek ClickUp memberdayakan Anda untuk mengelola semua proyek dalam satu platform terpadu. 

Tidak perlu lagi berpindah-pindah antara beberapa aplikasi—ClickUp mendukung 1000+ integrasi dengan alat populer seperti GitLab, GitHub, Figma, Slack, dan banyak lagi.

Tools ini membantu mempertahankan prinsip-prinsip tangkas, meningkatkan produktivitas, dan memungkinkan tim pengembangan mengalihkan fokus ke tugas inti mereka, yaitu mengembangkan produk-produk unggulan. 

Valuesion merupakan partner dan distributor resmi ClickUp di Indonesia. Kami siap membantu anda untuk untuk meningkatkan kinerja anda dan mengoptimalisasi pekerjaan anda ke level yang lebih tinggi. Hubungi kami jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai lisensi ClickUp dan bagaimana anda memaksimalkan ClickUp untuk pekerjaan anda.